Serienbriefe an Kunden mit einer kontrollierten Empfängerliste vorbereiten

Zuletzt aktualisiert vor 3 Tagen

Bei einem Serienbrief kann ein Fehler in der Datenquelle viele falsche Schreiben erzeugen. Prüfen Sie deshalb Empfängerauswahl, Feldzuordnung und Vorschau vor dem gesamten Lauf. Eine Serienbrieffunktion ist keine automatische Prüfung der Anschriften oder einer Versandberechtigung.

Datenquelle begrenzen

Erstellen Sie eine Kopie mit ausschließlich den für das Schreiben benötigten Spalten. Trennen Sie Firma, Anrede, Vorname, Nachname, Straße, Postleitzahl und Ort. Halten Sie Postleitzahlen als Kennungen einschließlich führender Nullen fest. Entfernen Sie keine Datensätze ohne dokumentierten Grund aus dem führenden Kundenbestand.

Probeausgabe erzeugen

  1. Verbinden Sie die Word-Vorlage mit der vorgesehenen Excel-Empfängerliste und prüfen Sie die Zuordnung der Felder.
  2. Wählen Sie zunächst wenige Kontrollfälle: Firma ohne Person, Privatanschrift, lange Firmenbezeichnung und eine Adresse mit leerem Zusatzfeld.
  3. Erzeugen Sie eine Vorschau beziehungsweise einzelne Probedokumente und kontrollieren Sie Anschrift, Anrede, Zeilenumbrüche und individuelle Angaben.
  4. Vergleichen Sie die Zahl der ausgewählten Empfänger mit der erwarteten Versandliste, bevor Sie den vollständigen Lauf starten.

Nach dem Probelauf

Korrigieren Sie die Datenquelle oder Vorlage und wiederholen Sie die betroffenen Kontrollfälle. Speichern Sie eine nachvollziehbare Versandfassung. Für E-Mail-Serien gelten zusätzliche betriebliche und rechtliche Vorgaben; eine technisch korrekte Adressliste ersetzt deren Prüfung nicht. Diese Anleitung beschreibt die Dokumentvorbereitung, keine Freigabe für Werbung.

Quellen und weiterführende Hilfe

Redaktion: O-EDV · Stand: 19.10.2026. Bezeichnungen und Funktionen können je nach Version und betrieblicher Einrichtung abweichen.

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